En mi trayectoria profesional, he tenido múltiples formaciones y múltiples reuniones en las que he tenido que explicar qué es SAP IM en compañías que buscaban mejorar su proceso de facturación. Creo que es algo que os puede resultar interesante para todos aquellos que busqueis, no sólo implantarlo sino para mejorar el proceso de facturación por eso, hoy vamos a hablar de qué es SAP IM o VIM.
Qué es SAP IM o VIM de OpenText
Pues cómo iba comentando, SAP IM o VIM, es un addon que se instala dentro de SAP y permite optimizar la gestión y tratamiento de las facturas dentro de los procesos de Cuentas a Pagar. Existen otras herramientas como Readsoft o Esker que permiten tratar las facturas de una manera similar pero a diferencia de VIM, no cuentan con la potencia de estar embebido dentro del ERP.
¿Qué es exactamente SAP IM? SAP IM son las siglas de de SAP Invoice Management y Vendor invoice management, VIM, es de Opentext. La diferencia entre ambos es que Opentext o SAP es el que distribuye el addon y quien da el soporte. El resto es exactamente igual.
SAP VIM, tiene un flujo de trabajo estándar muy sencillo que, resumido consta de los siguientes pasos:
- Digitalización de facturas
- Las facturas se pueden recibir en varios formatos digitales (email, fax, PDF, …) o en formato físico (papel). En el caso de que se reciban en papel hay que digitalizar la factura escaneándola. Esto se puede hacer con diferentes software y de diferentes maneras. No vamos a bajar a ese nivel ahora.
- Completado de datos dentro del proceso
- Una vez archivada la factura y, si no viene en un formato que se puedan mapear los campos, conviene pasarlo por un OCR, software de reconocimiento de caracteres, y aquí se requiere la intervención manual del usuario para validar que la información reconocida es correcta. En este punto, los usuarios que participan no tienen la necesidad de saber del negocio.
- Correcciones de las reglas de negocio.
- La información que se ha completado de la factura debe cumplir una serie de requisitos, estos requisitos se conocen como reglas de negocio o business rules. En el caso de que no se hayan pasado las reglas de negocio, el usuario responsable deberá corregir la información y avanzar la factura hacia el siguiente nivel. En esta ocasión los usuarios ya pueden tener conocimientos del negocio o tener funciones muy concretas.
- Aprobación de facturas
- La aprobación de facturas depende del flujo funcional que realice la compañía. Habitualmente se incluye dentro del proceso facturas financieras y no en facturas logísticas. En las facturas logísticas, al depender de un pedido previo, se puede parametrizar una aprobación de pedido y no sería necesaria la aprobación dentro de SAP IM, aunque no es excluyente. En el caso de las facturas financieras pueden existir diferentes niveles de aprobación y diferentes criterios para determinar el proceso de aprobación.
- Contabilización de facturas
- El punto final es la contabilización de la facturas en transacciones estándar y esto se puede hacer de manera automática, con la contabilización en fodo, o de manera semiguiada haciendo un batch input a las transacciones. En facturas dentro de procesos logísticos con MIRO y en facturas financieras con FB60.
Como veis, los puntos positivos de usar VIM son que únicamente requiere intervención de usuarios en casos muy concretos, con la consecuente reducción de tiempo y en la trazabilidad de todas las facturas que hayan entrado en el sistema.
Esto, es algo imprescindible en la implantación de sistemas paperless dentro de las compañías.